Waarom bewegwijzering op evenementen steeds belangrijker wordt

31 oktober 2019

Steeds meer organisaties laten de bewegwijzering niet meer aan het toeval over. Signage biedt enorme kansen voor de uitstraling van evenementen, daarbij komt dat steeds meer vergunningverleners een signingplan eisen in het kader van crowdmanagement.

Bewegwijzering, of signage, zoals het ook wel eens wordt genoemd, krijgt een steeds prominentere plaats in de evenementenlogistiek. Tot enkele jaren geleden was de bewegwijzering vaak iets voor de laatste fase van de productie. Hoe vaak werden er niet last-minute, zelfs tijdens de opbouw, nog borden besteld? Tegenwoordig wordt er steeds meer aandacht aan signage besteed. Dat komt doordat er steeds meer eisen aan de signage worden gesteld en producenten geen tijd en geld willen verspillen aan last-minute bestellingen.

De bewegwijzering geeft niet alleen informatie over wat je waar op het evenemententerrein kunt vinden, denk bijvoorbeeld aan barren, ehbo, muntenkassa’s, toiletten en podia. De bewegwijzering is ook essentieel voor de veiligheid op het terrein, bijvoorbeeld bij ontvluchting of de ontruiming van een area. Het is daarom belangrijk dat de signage conform een vooraf doorgesproken plan wordt geplaatst.

Splitsing tussen verkeersmaatregelen en event signage

Om de verkeersstromen bij het evenemententerrein in goede banen te leiden wordt er meestal een mobiliteitsplan opgesteld. Dat zorgt ervoor dat bezoekers, leveranciers en artiesten van het evenement zo eenvoudig en veilig mogelijk op de plaats van bestemming komen. Maar het zorgt er ook voor dat het lokale verkeer doorstroomt zodat bijvoorbeeld bewoners, nog van en naar huis kunnen komen. Deze bewegwijzering valt onder de verkeersmaatregelen. Maar waar ligt de splitsing tussen de geel/zwarte borden van de verkeersbewegwijzering en de feitelijke event signage?

Wat ons betreft begint de event signage op de plek waar het vervoer ophoudt. Dus op de parkeerplaats, in de fietsenstalling, op de P&R en bij de laatste dropoff van de shuttle dienst. Vanaf daar kun je de bezoekers een warm welkom geven door duidelijke en uniforme bewegwijzering. Je bent dan niet meer gebonden aan de geel/zwarte borden uit het mobiliteitsplan, dus leef je uit!

Maak vooraf een plan

Duidelijke signage op verschillende plaatsen bij en op het evenemententerrein zorgen voor een goede doorstroming van grote groepen publiek. In de veiligheidsplannen krijgt signage een steeds belangrijkere functie en wordt een signingplan door veel vergunningverleners als eis gesteld. Het is belangrijk om een goed bewegwijzigeringsplan (of signingplan) te maken. Maar ook als de gemeente hier niet naar vraagt is het ook bijzonder handig voor jezelf. Je voorkomt hiermee dat je borden vergeet, maar ook dat je onnodige kosten maakt en als je het een beetje slim aanpakt heb je meteen de instructie voor de sitecrew klaar.

Door slimme keuzes te maken over de positionering, logistiek en de materialen kun je de bewegwijzering de uitstraling meegeven die je wenst én kun je onnodige kosten besparen. Waarom zou je immers de bewegwijzering niet laten maken in de huisstijl van je evenement?

Signage levert geld op

De bewegwijzering is bedoeld om grote groepen publiek te sturen. De positionering en maatvoering is dus erg belangrijk. Onderschat niet het effect van de kijk afstand. Een bord van 1 bij 1 meter is in de buitenlucht op 20 meter afstand vaak onleesbaar. Daarbij moet je rekening houden met zichtlijnen. Zorg daarom dat je signage zichtbaar is als je evenemententerrein vol is. Dit doe je door je borden, doeken, panelen of banners op hoogte te plaatsen. Denk daarbij bijvoorbeeld aan palen, bruggen of aan speciale signingtorens. De bewegwijzering moet altijd voor iedereen goed zichtbaar zijn. Daarmee is het meteen een interessante plek voor commerciële partijen. Voor veel sponsoren kan het aantrekkelijk zijn om het bedrijfslogo op al deze signage te zetten. Daarmee kun je een bron van inkomsten creëren. Verlies daarbij alleen niet uit het oog waar het werkelijk om gaat, de zichtbaarheid en de leesbaarheid van de boodschap staan altijd voorop.

Normen en richtlijnen

Er zijn richtlijnen die worden gevolgd voor het plaatsen van signage. De toepassing van richtlijnen is afhankelijk van het type evenement, het bezoekersaantal, de locatie (is het binnen of buiten), de aard van de ondergrond en het tijdstip van het evenement. In de voorbereidingsfase wordt er onder andere gekeken naar NEN normen (NEN 3011:2015). Hierbij gaat het om de veiligheidskleuren en –tekens in de werkomgeving en in de openbare ruimte. Deze normen zijn belangrijk voor de vormgever van alle uitingen. Houdt dit goed in de gaten bij het opstellen van je signingplan en het opmaken van de bestanden.

Oplevering van het evenementen terrein

Gebruik als producent je gezonde verstand bij de oplevering van het terrein voor aanvang van het evenement. Besteed aandacht aan de signage. Is alles conform signingplan geplaatst? Hebben veranderingen elders in de productie nog invloed hierop? Verwijst alles naar het juiste? Niets is zo vervelend dat de toiletten op een andere plek staan dan op de borden is aangegeven.

 

Bron: Brandcare, Joep van de Voort

Bekijk het artikel op Events.nl